Instituição previdenciária conserva registros de aposentados e pensionistas que datam de 1946
Em 2019, a
Fundação Amazonprev completa uma década do início do seu pioneiro processo de
digitalização de arquivos, que tem a mediação do Tribunal de Contas do Estado
do Amazonas (TCE-AM). Até julho, a Coordenadoria de Administração de Arquivo
(Coarq) digitalizou 13 mil processos de pensões e aposentadorias, conservando o
acervo físico sob a tutela do órgão e enviando os documentos digitalizados para
a plataforma do TCE-AM.
O arquivo conserva processos físicos que datam
de 1946, época em que era administrado pela Secretaria de Administração (Sead).
A demanda pela digitalização de documentos tende a crescer com a evolução da
era digital, e o processo oferece diversos benefícios às empresas e
instituições, como por exemplo, a liberação de espaço físico, a preservação dos
documentos, o acesso imediato a todas as informações nas plataformas digitais,
o compartilhamento simultâneo entre diversos setores e a preservação do meio
ambiente.
Segundo a coordenadora do Coarq, Ana Célia
Bezerra, a manutenção dos processos físicos exige atenção especial, como
controle da umidade, temperatura, higiene e manuseio. “Já os documentos eletrônicos
seguem o plano de classificação e eliminação, atendendo às diretrizes do
Conselho Nacional de Arquivo (Conarc), que rege todas as normativas de
arquivamento para as instituições do país”, detalha a servidora.
Normatização – Para adequar os documentos digitais quanto a
formato, tamanho e normas de envio específicos, os analistas da Amazonprev
foram orientados pelo Tribunal de Contas para apenas enviar os processos por
meio eletrônico, mas que a tutela dos originais ficasse com a própria instituição.
“A organização é detalhadamente sistematizada
por meio de informações de data, órgão público de origem e sequência numérica.
Cada processo que entra é catalogado na base de dados da Amazonprev, o
Sisprev”, acrescenta o presidente da instituição previdenciária, André Luiz
Zogahib.
Fonte: AMAZONPREV
Foto: Divulgação
